一种机要文件分发方法、系统、存储介质及设备与流程

1.本发明属于机要文件管理领域，尤其涉及一种机要文件分发方法、系统、存储介质及设备。


背景技术：

2.机要文件是传达贯彻政策的重要方式，机要文件安全、高效运转是推动企业建设的基础性保障工作。
3.但是，很多机要文件的管理主要还是依靠传统人工管理模式，机要文件内部分发传阅主要依靠机要管理员的经验，缺乏科学的方法支撑。受限于人员工作经验，人为因素影响较大，容易出现机要文件分发分配方案不合理、科学性上差异较大，进而造成机要文件传阅效率低、机要文件流转率不高等问题。


技术实现要素：

4.鉴于上述问题，本发明提供一种机要文件分发方法、系统、存储介质及设备，使机要文件分发的方案更加科学、合理，提升机要文件分发的效率，保证政策的快速实施。
5.本发明采用的技术方案为：一种机要文件分发方法，包括以下步骤：
6.获取待分发机要文件的拟办数据和阅办人数据；
7.根据所述拟办数据和所述阅办人数据进行计算，得到阅办人的响应度；
8.根据所述响应度及所述拟办数据进行计算，得到所述待分发机要文件的分发方案。
9.优选的，所述根据所述拟办数据和所述阅办人数据进行计算，得到阅办人的响应度，包括：
10.通过所述阅办人数据计算所述阅办人处理机要文件的平均阅办时长；
11.根据所述拟办数据和所述阅办人数据计算阅办机要文件的可用时长；
12.根据预设可用时长调节系数、所述可用时长和所述平均阅办时长进行计算，得到所述响应度。
13.优选的，根据所述响应度及所述拟办数据进行计算，得到所述待分发机要文件的分发方案，包括：
14.根据所述拟办数据按优先级对所述阅办人进行分组；
15.按照所述响应度对最高优先级组的所述阅办人进行排序，取所述最高优先级组的第一个阅办人为机要文件本次分发的最佳阅办人；
16.将所述待分发机要文件按最佳阅办人进行分组，得到机要文件分发方案。
17.优选的，所述阅办人数据包括所述阅办人的已阅办机要文件份数以及历史阅办机要文件耗时；
18.所述通过所述阅办人数据计算所述阅办人处理机要文件的平均阅办时长，包括：
19.将文件类型相同的所述历史阅办机要文件耗时求和，再根据文件类型相同的所述
已阅办机要文件份数进行平均，得到所述平均阅办时长。
20.优选的，所述拟办数据包括所述待分发机要文件的阅办时限日期；所述阅办人数据包括所述阅办人的请假时长以及所述阅办人的当日可办理系数；
21.所述根据所述拟办数据和所述阅办人数据计算阅办机要文件的可用时长，包括：
22.利用所述阅办时限日期减去当前日期，得到剩余阅办时长；
23.根据所述剩余阅办时长与所述请假时长的时间差和所述当日可办理系数计算，得到所述可用时长。
24.优选的，所述根据预设可用时长调节系数、所述可用时长和所述平均阅办时长进行计算，得到所述响应度，包括：
25.将所述可用时长和所述预设可用时长调节系数的乘积与所述平均阅办时长相加，再除以所述平均阅办时长，得到所述响应度。
26.优选的，所述拟办数据包括所述待分发机要文件的阅办类型；
27.所述根据所述拟办数据按优先级对所述阅办人进行分组，包括：
28.根据所述拟办数据中的阅办类型对应的优先级对所述阅办人进行分组。
29.一种机要文件分发系统，包括：
30.数据模块，用于获取待分发机要文件的拟办数据和阅办人数据；
31.计算模块，用于根据所述拟办数据和所述阅办人数据进行计算，得到阅办人的响应度；
32.所述计算模块，还用于根据所述响应度及所述拟办数据进行计算，得到所述待分发机要文件的分发方案。
33.一种计算机可读存储介质，存储有计算机程序，所述计算机程序被处理器执行时，使得所述处理器执行如前所述方法的步骤。
34.一种计算机设备，包括存储器和处理器，所述存储器存储有计算机程序，所述计算机程序被所述处理器执行时，使得所述处理器执行如前所述方法的步骤。
35.采用本发明实施例，具有如下有益效果：
36.本发明通过获取待分发机要文件的拟办数据和阅办人数据，并根据拟办数据和阅办人数据计算阅办人的响应度。最后根据响应度及拟办数据进行计算获取待分发机要文件的分发方案。从而为机要文件分发提供科学的方案支撑，提升机要文件分发的科学性，减小人为因素影响，提高待分发机要文件的传阅效率。
附图说明
37.为了更清楚地说明本发明实施例或现有技术中的技术方案，下面将对实施例或现有技术描述中所需要使用的附图作简单地介绍，显而易见地，下面描述中的附图仅仅是本发明的一些实施例，对于本领域普通技术人员来讲，在不付出创造性劳动的前提下，还可以根据这些附图获得其他的附图。
38.其中：
39.图1为一个实施例中机要文件分发方法的流程图；
40.图2为一个实施例中计算机设备内部结构图。
41.以下结合附图和实施例对本发明作进一步的解释。
具体实施方式
42.下面将结合本发明实施例中的附图，对本发明实施例中的技术方案进行清楚、完整地描述，显然，所描述的实施例仅仅是本发明一部分实施例，而不是全部的实施例。基于本发明中的实施例，本领域普通技术人员在没有作出创造性劳动前提下所获得的所有其他实施例，都属于本发明保护的范围。
43.本技术的说明书和权利要求书中的术语“第一”、“第二”等是用于区别类似的对象，而不用于描述特定的顺序或先后次序。应该理解这样使用的数据在适当情况下可以互换，以便本技术的实施例能够以除了在这里图示或描述的那些以外的顺序实施，且“第一”、“第二”等所区分的对象通常为一类，并不限定对象的个数，例如第一对象可以是一个，也可以是多个。此外，说明书以及权利要求中“和/或”表示所连接对象的至少其中之一，字符“/”，一般表示前后关联对象是一种“或”的关系。
44.下面结合附图，通过具体的实施例及其应用场景对本技术提供的机要文件分发方法进行详细说明。
45.本技术提供一种机要文件分发方法。图1为一个实施例中机要文件分发方法的流程图。如图1所示，在一个实施例中机要文件分发方法，包括以下步骤：
46.步骤s101：获取待分发机要文件的拟办数据和阅办人数据。
47.具体的，拟办数据是指在处理机要文件时所需要的相关信息和材料，可以使得机要文件的处理更加规范和有序，提高工作效率和沟通的准确性，同时也便于后续的查阅、审计和归档工作。阅办人数据是指在机要文件处理过程中所涉及的阅办人员的相关信息和角色。通过获取阅办人数据可以更好地掌握机要文件的审批流程，确保机要文件得到及时处理和合理决策。
48.步骤s102：根据拟办数据和阅办人数据进行计算，得到阅办人的响应度。
49.需要说明的是，拟办数据中包括机要文件的重要时间节点，例如起草日期、修改日期、截止日期等。根据机要文件的重要时间节点，结合阅办人数据中阅办人相关时间数据，评估阅办人响应机要文件的情况。将阅办人响应机要文件的情况以响应度的形式进行评估。
50.步骤s103：根据响应度及拟办数据进行计算，得到待分发机要文件的分发方案。
51.具体的，响应度与拟办数据结合可以判断出当前响应度对应阅办人处理当前拟办数据对应待分发机要文件的效率以及耗时。将具有相同阅办权限或者阅办优先级的阅办人的效率和耗时进行科学评估，得到更加科学和高效的分发方案。因此，本发明为机要文件传阅分发提供科学的方案支撑，提升机要文件传阅分发的科学性，减少人为因素影响，提高机要机要文件传阅效率。
52.在一个可实行的实施例中，根据拟办数据和阅办人数据进行计算，得到阅办人的响应度，包括：
53.通过阅办人数据计算阅办人处理机要文件的平均阅办时长。
54.进一步的，计算平均阅办时长需要阅办人员的姓名或标识、每个阅办人员处理机要文件所用的时间数据。
55.基于这些数据，将每个阅办人员，将其处理机要文件所用的时间进行累加。统计阅办人员处理机要文件的份数机要文件。将每个阅办人员处理机要文件的总时间除以该阅办
人员处理机要文件的份数，得到每位阅办人员的平均阅办时长。如果需要计算整个组织或部门的平均阅办时长，将所有阅办人员的平均阅办时长进行加权平均。
56.根据拟办数据和阅办人数据计算阅办机要文件的可用时长。
57.具体的，要计算阅办机要文件的可用时长，需要结合拟办数据和阅办人数据。计算可用时长的公式：可用时长＝截止时间-起始时间-累加的时间。实际情况可能还需要考虑其他因素，比如工作日历、假期等。对于复杂的情况，可能需要进一步细化计算公式。
58.根据预设可用时长调节系数、可用时长和平均阅办时长进行计算，得到响应度。
59.具体的，响应度的表达式如下：
[0060][0061]
其中，a为平均阅办时长、t为可用时长、p为响应度；a为可用时长调节系数。
[0062]
可用时长调节系数能够根据实际情况中平均阅办时长与可用时长的差值情况进行调节设置。通常情况下设置为1。
[0063]
在计算响应度时，可以先确定可用时长和平均阅办时长的单位。例如，可用时长为分钟，平均阅办时长也为分钟。再使用可用时长减去平均阅办时长，得到剩余可用时长。最后将剩余可用时长乘以预设可用时长调节系数，得到响应度。在其他的一些实施例中可能还需要考虑其他因素，对本计算方法可能有进一步的调整。
[0064]
在一个可实行的实施例中，根据响应度及拟办数据进行计算，得到待分发机要文件的分发方案，包括：
[0065]
根据拟办数据按优先级对阅办人进行分组。
[0066]
需要说明的是，各组的优先级可以由阅办类型的优先级决定，优先级可调整设置。例：
[0067]
阅办类型优先级阅示1阅知2
[0068]
其中优先级数字越小优先级越高。
[0069]
按照响应度对最高优先级组的阅办人进行排序，取最高优先级组的第一个阅办人为机要文件本次分发的最佳阅办人。
[0070]
假设p为响应度，则按照响应度对最高优先级组的阅办人进行排序，需满足pn≥p
n+1
。取最高优先级组的第一个阅办人为该机要文件本次传阅分发的最佳阅办人。
[0071]
需要说明的是，根据拟办数据的不同，同一个机要文件的最高优先级组会发生变化。
[0072]
将待分发机要文件按最佳阅办人进行分组，得到机要文件分发方案。
[0073]
在机要文件分发方案中，一个待分发机要文件会对应一个最佳阅办人；但是一个阅办人可能是多个待分发机要文件的最佳阅办人。
[0074]
在一个实施例中，阅办人数据包括阅办人的已阅办机要文件份数以及历史阅办机要文件耗时；
[0075]
通过阅办人数据计算阅办人处理机要文件的平均阅办时长，包括：
[0076]
将历史阅办机要文件耗时求和，再根据已阅办机要文件份数进行平均，得到平均
阅办时长。
[0077]
具体的，平均阅办时长表达式如下：
[0078][0079]
其中，n为过往该阅办人阅办同类型机要机要文件的份数，vi为阅办第i份机要文件所用的时间。a为阅办人对该机要文件类型的平均阅办时长。为阅办人处理机要文件所花费的时间累加值。阅办人处理机要文件所花费的时间累加值等于历史阅办机要文件耗时求和的值。
[0080]
进一步的，假设有三位阅办人员，他们分别是：阅办人员a、阅办人员b和阅办人员c。其中，阅办人员a：处理了10个机要文件，总耗时为120分钟；阅办人员b：处理了8个机要文件，总耗时为90分钟；阅办人员c：处理了12个机要文件，总耗时为150分钟。
[0081]
阅办人员a的平均阅办时长＝120分钟/10个机要文件＝12分钟/机要文件。阅办人员b的平均阅办时长＝90分钟/8个机要文件＝11.25分钟/机要文件。阅办人员c的平均阅办时长＝150分钟/12个机要文件＝12.5分钟/机要文件。整个组织的平均阅办时长＝(10*12分钟/机要文件+8*11.25分钟/机要文件+12*12.5分钟/机要文件)/(10+8+12)＝12.08分钟/机要文件。通过以上计算，可以得到每位阅办人员以及整个组织的平均阅办时长。因此，本发明还可以评估每个组织机要文件处理效率，按照组织分发机要文件。
[0082]
在一个可实行的实施例中，拟办数据包括待分发机要文件的阅办时限日期。阅办人数据包括阅办人的请假时长以及阅办人的当日可办理系数。
[0083]
根据拟办数据和阅办人数据计算阅办机要文件的可用时长，包括：
[0084]
利用阅办时限日期减去当前日期，得到剩余阅办时长。
[0085]
进一步的，获取当前日期和阅办时限日期。确保这两个日期是以相同的格式表示，例如都是使用年月日(yyyy-mm-dd)。然后，将阅办时限日期减去当前日期，得到时间差。这里的时间差可以是以天、小时、分钟等单位表示，根据具体需求选择适合的单位。如果需要转换时间差的单位，可以将时间差换算为所需的单位。例如，如果时间差以天为单位，但需要以小时表示，可以将时间差乘以24。最后，得到剩余阅办时长，即阅办时限日期与当前日期之间的时间差。
[0086]
阅办时限日期与当前日期的时间差为剩余阅办时长。若当前待分发机要文件的阅办时限日期需要加急，可以根据情况选择适合的时间作为计算依据。
[0087]
根据剩余阅办时长与请假时长的时间差和当日可办理系数计算，得到可用时长。
[0088]
进一步的，可用时长的表达式如下：
[0089]
t＝(d-h)
×e[0090]
其中，t为可用时长、d为剩余阅办时长，即机要文件阅办时限日期减去当前日期得到的时长，h为请假时长，既在当日到阅办时限日内请假的时长，e为当日可办理系数，如果当日未请假则e＝1，请假则e＝0。
[0091]
在一个可实行的实施例中，根据预设可用时长调节系数、可用时长和平均阅办时长进行计算，得到响应度，包括：
[0092]
将可用时长和预设可用时长调节系数的乘积与平均阅办时长相加，再除以平均阅
办时长，得到响应度。
[0093]
在一个可实行的实施例中，拟办数据包括待分发机要文件的阅办类型；
[0094]
根据拟办数据按优先级对阅办人进行分组，包括：
[0095]
根据拟办数据中的阅办类型对应的优先级对阅办人进行分组。
[0096]
具体的，根据拟办数据中的阅办类型，确定每个阅办类型的优先级。可以使用数字、字母或其他符号来表示优先级，例如1代表最高优先级，2代表次高优先级，以此类推。然后，根据阅办人员的能力和可用性，将其分配到相应的阅办类型优先级分组中。确保每个分组中有足够数量和适当能力的阅办人员。如果机要文件需要按照优先级顺序进行处理，可以根据阅办类型的优先级，依次从高到低安排各组的阅办人员处理机要文件。如果机要文件可以并行处理，可以根据实际情况，同时安排多个阅办类型分组中的阅办人员处理机要文件。
[0097]
通常情况下，阅办类型与阅办人的权限有关。
[0098]
本发明还提供一种机要文件分发系统。在一个可实行的实施例中，机要文件分发系统包括：
[0099]
数据模块，用于获取待分发机要文件的拟办数据和阅办人数据；
[0100]
计算模块，用于根据拟办数据和阅办人数据进行计算，得到阅办人的响应度；
[0101]
计算模块，还用于根据响应度及拟办数据进行计算，得到待分发机要文件的分发方案。
[0102]
上述机要文件分发系统，通过获取待分发机要文件的拟办数据和阅办人数据，再根据拟办数据和阅办人数据进行计算，得到阅办人的响应度，最后根据响应度及拟办数据进行计算，得到待分发机要文件的分发方案。
[0103]
在一个实施例中，提出了一种计算机可读存储介质，存储有计算机程序，计算机程序被处理器执行时实现上述机要文件分发方法实施例的各个过程，且能达到相同的技术效果，为避免重复，这里不再赘述。
[0104]
在一个实施例中，提出了一种计算机设备，包括存储器和处理器，存储器存储有计算机程序，计算机程序被处理器执行时，实现上述机要文件分发方法实施例的各个过程，且能达到相同的技术效果，为避免重复，这里不再赘述。
[0105]
图2为一个实施例中计算机设备内部结构图。该计算机设备具体可以是终端，也可以是服务器。如图2所示，该计算机设备包括通过系统总线连接的处理器、存储器和网络接口。其中，存储器包括非易失性存储介质和内存储器。该计算机设备的非易失性存储介质存储有操作系统，还可存储有计算机程序，该计算机程序被处理器执行时，可使得处理器实现机要文件分发方法。该内存储器中也可储存有计算机程序，该计算机程序被处理器执行时，可使得处理器执行机要文件分发方法。本领域技术人员可以理解，图2中示出的结构，仅仅是与本技术方案相关的部分结构的框图，并不构成对本技术方案所应用于其上的计算机设备的限定，具体的计算机设备可以包括比图中所示更多或更少的部件，或者组合某些部件，或者具有不同的部件布置。
[0106]
本领域普通技术人员可以理解实现上述实施例方法中的全部或部分流程，是可以通过计算机程序来指令相关的硬件来完成的程序可存储于一非易失性计算机可读取存储介质中，该程序在执行时，可包括如上述各方法的实施例的流程。其中，本技术所提供的各
实施例中所使用的对存储器、存储、数据库或其它介质的任何引用，均可包括非易失性和/或易失性存储器。非易失性存储器可包括只读存储器(rom)、可编程rom(prom)、电可编程rom(eprom)、电可擦除可编程rom(eeprom)或闪存。易失性存储器可包括随机存取存储器(ram)或者外部高速缓冲存储器。作为说明而非局限，ram以多种形式可得，诸如静态ram(sram)、动态ram(dram)、同步dram(sdram)、双数据率sdram(ddrsdram)、增强型sdram(esdram)、同步链路(synchlink)dram(sldram)、存储器总线(rambus)直接ram(rdram)、直接存储器总线动态ram(drdram)、以及存储器总线动态ram(rdram)等。
[0107]
以上实施例的各技术特征可以进行任意的组合，为使描述简洁，未对上述实施例中的各个技术特征所有可能的组合都进行描述，然而，只要这些技术特征的组合不存在矛盾，都应当认为是本说明书记载的范围。
[0108]
以上实施例仅表达了本技术的几种实施方式，其描述较为具体和详细，但并不能因此而理解为对本技术专利范围的限制。应当指出的是，对于本领域的普通技术人员来说，在不脱离本技术构思的前提下，还可以做出若干变形和改进，这些都属于本技术的保护范围。因此，本技术专利的保护范围应以所附权利要求为准。

技术特征：
1.一种机要文件分发方法，其特征在于，包括以下步骤：获取待分发机要文件的拟办数据和阅办人数据；根据所述拟办数据和所述阅办人数据进行计算，得到阅办人的响应度；根据所述响应度及所述拟办数据进行计算，得到所述待分发机要文件的分发方案。2.根据权利要求1所述的方法，其特征在于，所述根据所述拟办数据和所述阅办人数据进行计算，得到阅办人的响应度，包括：通过所述阅办人数据计算所述阅办人处理机要文件的平均阅办时长；根据所述拟办数据和所述阅办人数据计算阅办机要文件的可用时长；根据预设可用时长调节系数、所述可用时长和所述平均阅办时长进行计算，得到所述响应度。3.根据权利要求1所述的方法，其特征在于，根据所述响应度及所述拟办数据进行计算，得到所述待分发机要文件的分发方案，包括：根据所述拟办数据按优先级对所述阅办人进行分组；按照所述响应度对最高优先级组的所述阅办人进行排序，取所述最高优先级组的第一个阅办人为机要文件本次分发的最佳阅办人；将所述待分发机要文件按最佳阅办人进行分组，得到机要文件分发方案。4.根据权利要求2所述的方法，其特征在于，所述阅办人数据包括所述阅办人的已阅办机要文件份数以及历史阅办机要文件耗时；所述通过所述阅办人数据计算所述阅办人处理机要文件的平均阅办时长，包括：将文件类型相同的所述历史阅办机要文件耗时求和，再根据文件类型相同的所述已阅办机要文件份数进行平均，得到所述平均阅办时长。5.根据权利要求2所述的方法，其特征在于，所述拟办数据包括所述待分发机要文件的阅办时限日期；所述阅办人数据包括所述阅办人的请假时长以及所述阅办人的当日可办理系数；所述根据所述拟办数据和所述阅办人数据计算阅办机要文件的可用时长，包括：利用所述阅办时限日期减去当前日期，得到剩余阅办时长；根据所述剩余阅办时长与所述请假时长的时间差和所述当日可办理系数计算，得到所述可用时长。6.根据权利要求2所述的方法，其特征在于，所述根据预设可用时长调节系数、所述可用时长和所述平均阅办时长进行计算，得到所述响应度，包括：将所述可用时长和所述预设可用时长调节系数的乘积与所述平均阅办时长相加，再除以所述平均阅办时长，得到所述响应度。7.根据权利要求3所述的方法，其特征在于，所述拟办数据包括所述待分发机要文件的阅办类型；所述根据所述拟办数据按优先级对所述阅办人进行分组，包括：根据所述拟办数据中的阅办类型对应的优先级对所述阅办人进行分组。8.一种机要文件分发系统，其特征在于，包括：数据模块，用于获取待分发机要文件的拟办数据和阅办人数据；计算模块，用于根据所述拟办数据和所述阅办人数据进行计算，得到阅办人的响应度；
所述计算模块，还用于根据所述响应度及所述拟办数据进行计算，得到所述待分发机要文件的分发方案。9.一种计算机可读存储介质，其特征在于，存储有计算机程序，所述计算机程序被处理器执行时，使得所述处理器执行如权利要求1至7中任一项所述方法的步骤。10.一种计算机可读存储介质，其特征在于，包括存储器和处理器，所述存储器存储有计算机程序，所述计算机程序被所述处理器执行时，使得所述处理器执行如权利要求1至7中任一项所述方法的步骤。

技术总结
本发明属于机要文件管理领域，尤其涉及一种机要文件分发方法、系统、存储介质及设备。一种机要文件分发方法，其特征在于，包括以下步骤：获取待分发机要文件的拟办数据和阅办人数据；根据所述拟办数据和所述阅办人数据进行计算，得到阅办人的响应度；根据所述响应度及所述拟办数据进行计算，得到所述待分发机要文件的分发方案。本发明通过获取待分发机要文件的拟办数据和阅办人数据，并根据拟办数据和阅办人数据计算阅办人的响应度。最后根据响应度及拟办数据进行计算获取待分发机要文件的分发方案。从而为机要文件分发提供科学的方案支撑，提升机要文件分发的科学性，减小人为因素影响，提高待分发机要文件的传阅效率。提高待分发机要文件的传阅效率。提高待分发机要文件的传阅效率。


技术研发人员：李娟 张峻玮 向瑞祥 阚小龙 苏蒙 沈映泉
受保护的技术使用者：云南电网有限责任公司电力科学研究院
技术研发日：2023.07.18
技术公布日：2023/10/20